Правильный выбор гостиниц играет очень важную роль в процессе организации деловых путешествий и контроля расходов над ними. От этого во многом зависит бюджет, репутация компании, экономия времени, комфорт и безопасность деловых туристов. Если работники компании регулярно путешествуют в одни и те же населенные пункты и останавливаются в одних и тех же отелях, то есть смысл договориться с этими отелями о специальных тарифах и условиях. В этом и состоит суть корпоративной гостиничной программы. Естественно, при выборе надежного гостиничного партнера необходимо учесть множество факторов: конкурентная цена, репутация, удобство расположения отеля, налаженное транспортное сообщение с вокзалами, аэропортами, выставками, бизнес центрами, наличие персонала, говорящего на разных языках, уровень комфорта и безопасности для постояльцев, возможность получения корпоративных тарифов и бонусов; возможность оперативно оформить, обменять, вернуть заказ, наличие конференц-залов, использование современных ИТ решений, дополнительные услуги (высокоскоростной беспроводной интернет по всему отелю, SPA салон, фитнес-центр, наличие банкоматов, сейфов…) и др. Именно эти факторы являются ключевыми для трэвел-менеджеров и руководителей компаний в западных странах при выборе гостиничного партнера. После выбора подходящего гостиничного партнера, вопросами размещения бизнес туристов в дальнейшем занимается ТМС-партнер (Travel Management Company), в строгом соответствии с тревел-политикой компании.

Стоит отметить, что корпоративная программа важна не только для компаний, сотрудники которых совершают деловые поездки, но и для самого гостиничного бизнеса. Растущая конкуренция, особенно в крупных городах, заставляет искать более эффективные способы роста показателей заполняемости и новые каналы продаж. И многие гостиницы поняли, что наиболее перспективным каналом может стать именно корпоративный сегмент.

По данным Казахстанской Ассоциации Гостиниц и Ресторанов (КАГиР), в 2014 году около 55% гостей казахстанских мест размещения составили бизнес путешественники, а в городах с высокой деловой активностью (Алматы, Астана, Атырау, Актау…) этот процент значительно выше. Корпоративный сектор, ориентированный на долгосрочные отношения, во всем мире считается не только самым многочисленным, но и самым доходным.

В Казахстане процесс выбора гостиниц отличается от принятого в западных странах. Зачастую  отечественные бизнес туристы, направляясь в командировку, самостоятельно бронируют для себя номер в той или иной гостинице в рамках дозволенного ценового лимита или просят об этом встречающую сторону в регионе, которая может забронировать номер в гостинице, в том числе в соответствии с какими-то своими интересами. Руководители отечественных компаний в большинстве случаев доверяют этот вопрос своим секретарям или помощникам, которые затем обращаются к турагентству-партнеру (нередко аффилированный), или бронируют в Интернете, или опять же просят встречающую сторону.

Случается такое, когда, находясь в командировке, бизнес туристы спокойно меняют гостиницу, не извещая при этом свое руководство/тревел-координатора. Или могут вообще жить не в гостинице, а арендовать жильё у абсолютно незнакомых людей (процесс, увы, в Казахстане очень популярен!). При этом, не обращая должного внимания вопросам личной безопасности.

Почему же так происходит в Казахстане? Одной из причин, конечно же, является отсутствие жесткой трэвел политики в компании или её несоблюдение. Хочется напомнить, что наличие и жёсткое соблюдение трэвел-политики позволяет сократить трэвел бюджет на 20-30%. Другой причиной можно назвать недостаточное развитие гостиничного бизнеса в стране. Согласно оценке специалистов, гостиничный бизнес больше всего развит в Казахстане только в двух городах - Алматы и Астана и представлен в основном отелями низкого уровня и высококлассными международными брендами. В настоящее время отечественный рынок гостиничных услуг очень сильно нуждается в комфортных и недорогих отелях концепций «апартаменты с обслуживанием» (как небольшая квартира в структуре гостиницы со своей кухней, санузлом и спальной комнатой), а также в недорогих 3-х 4-х звёздных отелях. Стоит отметить, что существующие средства размещения характеризуются низким уровнем комфорта и технического оснащения.  Сервис на уровне мировых стандартов могут предложить лишь некоторые высококлассные гостиницы, однако, их услуги очень дороги и пользуются ими лишь небольшая часть казахстанцев. Что касается иностранных граждан, то и они зачастую не могут себе позволить проживание в этих гостиницах.

Кроме того, ещё не все сотрудники компаний до конца понимают важность правильного отбора гостиничного партнера, а политика Duty of care, означающая обязанность компании заботиться о сотрудниках, создавать благоприятные условия работы, в том числе во время бизнес-поездок и имеющая огромное значение во всех развитых странах, в Казахстане соблюдается пока далеко не во всех компаниях.

         Как же нужно правильно выбирать гостиничного партнера, учитывая вопросы безопасности деловых туристов, экономии средств компании, качества оказываемых услуг и т.д.? Что советуют эксперты? А они советуют следующее…

При выборе отелей необходимо понимать, что чем больше закупок вы делаете у отеля, тем более конкурентную цену он может предложить. Абсолютно очевидно, что отель желает видеть ваших сотрудников в качестве своих постояльцев как можно чаще.  Готовясь к переговорам с поставщиками, важно знать следующее:

 как много компания тратит на проживание своих работников в гостиницах;

 основные места проживания сотрудников;

 основные маршруты;

 расходы на проживание в конкретных гостиницах. Сколько составила разница? Например, сколько было затрачено на проживание в гостинице «A» и в гостинице «В»?

 сколько составили расходы с учетом уровня гостиницы?

Следует отметить, что все эти данные может и должна предоставить компания по организации ваших деловых поездок (ТМС – Travel Management Company) или турагентство-партнер. Без ее помощи вряд ли ваше управление/департамент предоставит детальную информацию.

Зная историю проживания, значительно легче будет вести переговоры о будущих путешествиях, их условиях и т.д.

Крайне важно понимать следующее:

 ожидаются ли изменения в бизнесе вашей компании, будет ли рост или снижение;

 планируется ли увеличение числа командированных?

 планы компании по развитию новых направлений. Это важно, если организация планирует инвестировать в новый бизнес или проекты в других странах.

Необходимо знать о возможных изменениях в вашей компании, поскольку они могут оказать влияние на объем командировочных расходов. Следует также выяснить, какие гостиницы присутствуют в каждом из ваших самых важных направлений.

В результате у вас должна появиться информация, которая позволит понять следующее непосредственно перед переговорами с потенциальными гостиничными партнёрами:

 как часто сотрудники вашей компании совершали поездки в прошлом году?

- в общей сложности;

- по уровню гостиниц;

- по направлениям

 ожидается ли увеличение или уменьшение показателей в будущем году?

 что даст переход от отеля «А» к отелю «В»?

После этого можно идти на переговоры, на которых необходимо хорошо представлять, что вы можете предложить гостинице. Результатом переговоров должны стать несколько предложений.

         Собственно, вот так примерно и выглядит подготовка к выбору потенциального гостиничного партнера в западных странах. Подобная практика должна стать стандартной и в Казахстане, поскольку она является одним из признаков цивилизованного рынка делового туризма, к которому мы постепенно движемся. И факт ограниченного количества недорогих и комфортных отелей, не достаточного уровня сервиса, не должны быть преградой на этом пути, поскольку ситуация может измениться и появится более широкая альтернатива. Главное понимать, что выбор надежного отеля-партнера на самом деле  - важнейший фактор эффективной организации бизнес поездок сотрудников компании. И критерии выбора партнера должны быть четко отражены в её трэвел политике. От этого зависят не только расходы на эти самые поездки, но и безопасность деловых туристов, что является сегодня основным критерием в мировой практике. Забота о сотрудниках (Duty of care) должна стать и в Казахстане ключевой составляющей деятельности любой компании.