Практически любой средний, а особенно крупный бизнес требует немалого количества поездок как внутри страны, так и за ее пределами. Предприниматели путешествуют в поисках новых возможностей для развития своих компании. Наши соотечественники также не сидят на месте, а интеграционные процессы, происходящие сегодня на Евразийском континенте, придают дополнительный импульс развитию бизнес туризма. И практически каждый руководитель постоянно думает об оптимизации расходов своей компании, особенно в условиях не простой экономической ситуации. Но, к сожалению, далеко не все у нас знают об эффективных методах оптимизации затрат, связанных с деловыми поездками. Средства нередко расходуются бесконтрольно, а поездки организованны не рационально.

Так как всё же оптимизировать расходы на командировки? Какие существуют механизмы контроля бюджетов деловых поездок?

Первым шагом на пути к оптимизации бюджетов на командировки должна стать разработка свода правил (тревел политика), регулирующих организацию командировок работников компании. Эксперты мировой тревел индустрии абсолютно убеждены в том, что четкая и адекватная тревел-политика очень важна в рамках процесса сокращения издержек. Тревел политика - это документ, который должен содержать ответы на абсолютно все вопросы, касающиеся бизнес поездок. В 2013 году компания Abacus International, ведущий в Азиатско-Тихоокеанском регионе поставщик решений и услуг индустрии туризма, с целью анализа состояния казахстанского рынка деловых поездок, провела опрос среди отечественных и иностранных компаний, действующих на территории РК. В опросе приняли участие 95 компаний, 16% из которых - предприятия нефтегазовой отрасли, 10% - финансовой, 9% - аудит/консалтинг, 9% - образование/рекрутинг, 7% - строительство и 49% - другие (см. рисунок 1).

В результате исследования выяснилось, что только у 35% компаний существует жёсткая тревел политика, контролирующая и оптимизирующая расходы на командировки. «Прежде всего, чёткую тревел политику имеют крупные компании, как правило – иностранные, которые эту культуру принесли сюда», - говорит Павел Спицын, генеральный директор Abacus Central Asia. Стоит отметить, что в западных странах не менее 90% средних и крупных организаций пользуются тревел-политикой как инструментом оптимизации средств на бизнес поездки.

Если говорить в общих чертах, то в тревел политике прописаны такие важные моменты как: процедура бронирования, оплата гостиничных номеров, билетов, методы оплаты, подача заявок на визы, правила аренды авто, критерии выбора авиарейсов, отелей, класса обслуживания, правила соблюдения санитарно-гигиенических требований, вопросы безопасности сотрудников (оповещение, эвакуация…) и многое другое.

Правильно составленная тревел политика и ее строгое соблюдение значительно снижают расходы организации. В среднем, если брать период до использования тревел политики и период после ее применения, экономия может составлять 15- 30%. За год компания может сэкономить не один миллион тенге.

Другим шагом по оптимизации затрат являются корпоративные тарифы авиакомпаний, отелей, компаний по прокату авто…, оговоренные в рамках соглашений между клиентами и поставщиками услуг. Многие авиакомпании и отели по всему миру используют такую форму работы с постоянными корпоративными клиентами. При этом для компании предлагаются специальные тарифы, доступные только им. Более подробно о процессе отбора поставщиков услуг для заключения соглашений мы расскажем в нашем следующем материале.

Кроме того, одним из наиболее эффективных методов оптимизации расходов компании на бизнес поездки является автоматизированное решение для онлайн бронирования (corporate booking tool), позволяющее контролировать соблюдение тревел политики, автоматизировать и ускорить процессы утверждения командировок внутри компании. Для тревел координатора компании – это отличный инструмент мониторинга и анализа затрат на командировки, получения данных в режиме реального времени и быстрого реагирования на изменения потребностей компании.

Согласно результатам исследований британской компании YouGov, одного из мировых лидеров в области управления затратами на деловые поездки, автоматизация управления расходами компании позволяет сократить свои издержки на 50%, одновременно повысив соблюдение тревел политики на 30-50%.

Соблюдение мер по оптимизации расходов на деловые путешествия должно стать неотъемлемой частью бизнес стратегии. Важно, что одним из путей к повышению эффективности управления расходами является создание корпоративной культуры с четко определенными ценностями. Большую роль играет уровень стремления каждого сотрудника поддерживать политику компании по оптимизации расходов.

Если заняться вопросом оптимизации бюджета деловых поездок самостоятельно кажется трудным, то можно обратиться в профессиональное агентство (ТМС), которое занимается обслуживанием бизнес поездок компаний.