Одним из первых шагов на пути оптимизации расходов на бизнес поездки является разработка свода корпоративных правил (тревел политика), которые должны содержать ответы на все вопросы, касающиеся бизнес путешествий.

Цель тревел политики – контролировать и оптимизировать расходы компании на командировки, систематизировать и упростить для сотрудников процесс подготовки и организации поездки. В этом документе важно учесть и весь отрицательный опыт. Например, кто-то полетел на важное совещание, но начал заботиться о бронировании очень поздно, выбрал неудачный рейс и из-за этого опоздал на важные переговоры или потратил слишком много денег, когда можно было сэкономить до половины стоимости перелета. Или кто-то попал в щекотливую/опасную ситуацию из-за незнания всех деталей поездки, местных традиций, законов и порядков… Анализ такого опыта тоже поможет выработать «нормы» деловых поездок.

В тревел политике прописаны такие важные моменты как: процедуры бронирования, оплаты гостиничных номеров/билетов, подачи заявок на визы, правила аренды автомобилей, критерии, рекомендации по выбору рейсов, класса обслуживания (эконом, бизнес…), определенные ограничения или привилегии для определенного уровня сотрудников, вопросы безопасности сотрудников (оповещение о ЧС, эвакуация…), оплаты услуг и многое другое. Также в ней должны быть отражены четкие инструкции по оформлению командировки - какие нужны чеки, документы, что должно быть в отчете, а также когда и куда он должен быть сдан. Кроме того, там должны быть прописаны  единые требования для сотрудников одного уровня всех подразделений и филиалов компании, указаны бюджеты, на которые сотрудникам необходимо ориентироваться.

Именно тревел политика определяет в каких отелях рекомендуется останавливаться, какой будет лимит на проживание (они могут варьироваться в зависимости от населенного пункта. Например, проживание в Алматы будет стоить дороже, чем в Таразе), какой класс авто можно арендовать, сколько можно потратить на авиаперелет (например, в Лондон можно лететь прямым рейсом или с пересадкой. Что выбрать, если прямой рейс дороже, но занимает меньше времени, а второй вариант дешевле, но лететь дольше?)… Кроме того также необходимо указать в каких случаях можно пренебречь озвученными в тревел политике рекомендациями, требованиями и кто несет ответственность за их нарушение.

     Теперь, когда важность тревел-политики для экономии и общего порядка стала очевидна, возникает логичный вопрос – как правильно разработать этот документ? Правильно составленная тревел политика и правильное ее исполнение могут значительно снизить расходы вашей организации. В среднем, если брать период до использования подобного инструмента и период после ее применения, экономия может составлять 15-20% или даже 30%. За год компания может сэкономить не один миллион тенге.

Сразу необходимо отметить, что разработка политики -  процесс достаточно трудоемкий и длительный. В его создании должны принимать активное участие не только тревел-менеджеры компании, но и юристы, бухгалтеры, специалисты по кадрам, а главное  - люди, которые часто ездят в командировки. И прежде чем приступить к выработке политики командировок, необходимо ответить на следующие вопросы:

• насколько эффективны нынешние процедуры организации командировок?
•  достигаются ли цели организации (экономия средств, удовлетворение потребностей и ожиданий сотрудников)?
• что вы хотите изменить и улучшить?

Разработка тревел-политики предусматривает работу по нескольким направлениям: формирование целей и задач в сфере деловых поездок; определение и стандартизация организационных процессов (точное описание механизмов организации командировки от запроса сотрудника на поездку до учета расходов в финансовых службах компании); формирование правил работы с поставщиками туристических услуг; введение точных финансовых показателей (командировочные расходы, бюджеты на основные виды услуг, дополнительные расходы); распределение ответственности компании, организаторов поездки, участников поездки, поставщика туристических услуг. Опыт крупных западных компаний свидетельствует, что тревел-политика должна включать следующие аспекты: процессы бронирования, процедуру оплаты и предоставления услуг, вопросы репутации компании, риски, безопасность и забота об экологии.

Результатом формирования политики деловых поездок является оптимизация процессов организации и повышения контроля за расходами на командировки. Оптимизация происходит за счет следующих факторов: повышение эффективности распределения ресурсов компании, правильное планирование, сокращение количества рабочего времени сотрудников затрачиваемое на организацию поездки (наличие прописанных инструкций, стандартов, технологий); сокращение расходной части бюджета командировок (специальные тарифы, двух-трехсторонние договора с предпочтительными авиакомпаниями и отелями); облегчение задач управленческого учета и более оперативный контроль закупок, уменьшение человеческого фактора и снижение коррупционных рисков.

Обеспечить успех тревел-политики помогут: четкие рекомендации для путешествующего и для бронирующего сотрудника; организация удобного доступа к подробной информации в необходимых случаях; вовлечение в процесс всех задействованных сотрудников и их личная заинтересованность; учет местных особенностей; регулярная коммуникация и т.д.

Наличие у компании эффективной тревел-политики наряду с политической волей руководства компании, использованием современных технических инструментов (в том числе платежных), эффективной внутренней корпоративной коммуникацией, собственной системой мотивации персонала к экономному использованию ресурсов, положительной кредитной истории, позволяющей осуществлять заимствования, и других ключевых показателей увеличивает в разы потенциал экономии, что в итоге отражается положительно на доверии инвесторов и увеличивает рыночную стоимость компании. Если этот документ правильно составлен и продиктован осознанной поддержкой топ менеджмента, то он делает бизнес-процессы, связанные с командировками, более прозрачными и приучает сотрудников к дисциплине в планировании поездок. И нужно помнить о том, что тревел-политика - это «живой» документ, он может и должен меняться с развитием компании. В первую очередь, это связано с изменениями в структуре компании. Например, открывая филиалы в Казахстане или за рубежом, компании увеличивают частоту полетов на отдельно взятых направлениях или уменьшают на других. Кроме того, меняются авиакомпании, гостиницы и т.д. Экономические потрясения, кризисы также вносят изменения в трэвел-политику (некоторые руководители в компаниях, подавая личный пример, отказываются от перелетов в бизнес классе, проживании в люксовых отелях, пересаживают сотрудников с самолета на поезда и пр.).

Допустим, Вы составили тревел политику, прописали нормы и правила для различных категорий сотрудников, но есть ли уверенность в том, что эти правила будут соблюдаться? Без современных механизмов контроля политики деловых поездок, учета и анализа средств, выдаваемых на организацию командировок, желание сэкономить может превратиться в сложно-выполнимую задачу.

Для решения всех этих задач лучше всего прибегнуть к опыту крупнейших корпораций мира, уже давно разработавших схему, которая позволяет наиболее органично интегрировать управление командировками в рабочие процессы компании.

Во-первых, необходимо подробно изучить ежемесячные расходы на деловые поездки, чтобы составить четкую политику расходования средств корпоративного бюджета. Далее, следует по возможности максимально автоматизировать документооборот, как внутри организации, так и при работе с внешними поставщиками услуг. Переход на электронный документооборот сэкономит огромное количество времени и позволит принимать решение более эффективно, а также сделать внутреннюю финансовую аналитику более прозрачной за счет структуризации всех данных в рамках единой базы данных. При оптимизации системы документооборота в сфере деловых поездок компания избавляется от необходимости подписывать вручную документы на каждую командировку, (что экономит не только бумагу, но и время на ожидание подписанной бумаги) и в любой момент, или например, ежемесячно получает своевременный отчет по всем проведенным транзакциям самостоятельно или через назначенное агентство. Впоследствии эти данные можно интегрировать в используемую компанией систему аналитики и не тратить дополнительное время сотрудников на составление отчетности вручную. Централизованный сбор информации по затратам на командировки за прошедший период деятельности компании и информация о соблюдении тревел политики дает возможность детально проанализировать, каким образом следует распределить средства для более эффективного их использования или прогнозировать затраты на поездки в будущем.

Одним из ключевых шагов по оптимизации затрат являются выгодные корпоративные тарифы авиакомпаний, отелей, компаний по прокату авто…, оговоренные в рамках соглашений между клиентами и поставщиками услуг. Прогрессивные авиакомпании и отели не только за рубежом, но и в Казахстане используют такую форму работы с постоянными корпоративными клиентами. При этом поставщики услуг предлагают специальные тарифы, доступные только определенным клиентам в обмен на оговоренные обязательства или предпочтения в выборе в их пользу. В этом случае тревел политика компании может рекомендовать сотрудникам пользоваться услугами поставщиков, с которыми имеются выгодные условия сотрудничества, как ценовые, так и неценовые - в виде  приоритетности обслуживания, отсутствия штрафов, повышенных бонусов, бесплатных перелетов или ночей для руководства и их близких или других возможностей.

Каким же образом добиться специальных тарифов? Конечно же, путем переговоров с потенциальными поставщиками услуг. Для начала их необходимо определить и выбрать.  Правильный выбор, например, гостиниц играет очень важную роль в процессе организации деловых путешествий и контроля расходов над ними. От этого во многом зависит бюджет, репутация компании, экономия времени, комфорт и безопасность деловых туристов. Если работники компании регулярно путешествуют в одни и те же населенные пункты и останавливаются в одних и тех же отелях, то есть смысл договориться с этими отелями о специальных тарифах и условиях. Естественно, при выборе надежного гостиничного партнера необходимо учесть множество факторов: конкурентная цена, репутация, удобство расположения отеля, налаженное транспортное сообщение с вокзалами, аэропортами, выставками, бизнес центрами, наличие персонала, говорящего на разных языках, уровень комфорта и безопасности для постояльцев, возможность получения корпоративных тарифов и бонусов; возможность оперативно оформить, обменять, вернуть заказ, наличие конференц-залов, использование современных IT решений, дополнительные услуги (высокоскоростной беспроводной интернет по всему отелю, SPA салон, фитнес-центр, наличие банкоматов, сейфов) и др. Подобная практика также применима в переговорах с авиакомпаниями и пр. Именно эти факторы являются ключевыми для трэвел-менеджеров и руководителей компаний в западных странах при выборе гостиничного или авиа партнера.

Кроме того, одним из наиболее эффективных методов оптимизации расходов компании на бизнес поездки является автоматизированное решение для онлайн бронирования (corporate booking tool), позволяющее контролировать соблюдение тревел политики, автоматизировать и ускорить процессы утверждения командировок внутри компании. Первым решением подобного класса в Казахстане является TripPlan, созданное на базе глобальной системы бронирования Sabre. Используя подобное корпоративное решение, сотрудник компании сможет, потратив пару минут, оформить свою бизнес поездку самостоятельно, отправлять онлайн запросы на утверждение поездок, узнать расписание рейсов, проследить за статусом подтверждения и забронировать поездку в режиме реального времени и многое другое. Для тревел координатора компании – это отличный инструмент мониторинга и анализа затрат на командировки, получения данных в режиме реального времени и быстрого реагирования на изменения потребностей компании. Растущая конкуренция между классическими авиатурагенствами и онлайн сайтами по бронированию заставляют компании, специализирующиеся на деловых поездках и к которым традиционно привязаны бизнес клиенты, адаптироваться к потребностям рынка и использовать корпоративные инструменты онлайн бронирования услуг. Благодаря тому, что продвинутые турагентства подключены к широкому спектру услуг системы бронирования, их бизнес клиентам не составляет труда воспользоваться преимуществами инструментов по онлайн бронированию и контролю расходов. Возможности онлайн для путешествий давно подметили пионеры индустрии электронного бронирования в Америке Еще в середине 90-х Sabre Corporation начала разрабатывать решения как для уже привычного нам онлайн бронирования на сайтах, так и требовательных международных корпораций, у которых тревел-политики уже норма чуть ли не с середины прошлого века, когда путешествия переживали первый бум вместе с развитием авиации.

Согласно результатам исследований британской компании YouGov, одного из мировых лидеров в области управления затратами на деловые поездки, автоматизация управления расходами компании позволяет сократить свои издержки на 50%, одновременно повысив соблюдение тревел политики на 30-50%.

Соблюдение мер по оптимизации расходов на деловые путешествия должно стать неотъемлемой частью бизнес стратегии. Важно, что одним из путей к повышению эффективности управления расходами является создание корпоративной культуры с четко определенными ценностями. Большую роль играет уровень стремления каждого отдельного сотрудника поддерживать политику компании относительно оптимизации расходов. На практике результативным инструментом часто оказывается система поощрений для сотрудников, соблюдающих меры по оптимизации расходов и стремящихся продвигать корпоративную культуру. В дополнение к поощрению существуют меры ограничивающие лимиты по срокам подачи заявки и по расходам на различные категории.

Более подробно об управлении деловыми поездками, а также о вопросах инноваций, качества и экономии в деловых путешествиях будет рассказано на Международной Конференции Sabre Корпоративные Путешествия 2015, которая пройдет 25 ноября 2015 года, в Алматы. Подробная информация о конференции на сайте www.CorporateTravel.kz